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关于做好2023年档案归档工作的通知

浏览:3152次发布时间:2024-03-07 10:57:35来源:本站

各单位、各部门:

根据学校档案工作有关规定,现将2023年档案归档有关工作通知如下:

一、归档时间范围

20231月1日至12月31日各单位产生的归档材料,往年应归档但未按时归档的材料。

二、归档材料范围

(一)学校党群、行政、科研、教学、外事、资产(价值5万以上)管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的材料。

(二)归档的材料包括纸质材料和相应的照片、光盘、磁盘等声像、电子材料。

(三)各单位师生的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗及校际交流中具有保存价值的实物。

(四)详细材料归档范围按《澳门永利6774cm各类档案归档范围和保管期限表》执行(附件1)。

三、档案移交程序

(一)归档验收

各单位(部门)兼职档案管理员将整理好的档案录入档案管理系统;学校档案馆根据录入的档案目录进行筛选和鉴别;兼职档案管理员根据鉴别后的档案目录进行档案移交移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收。

(二)移交手续

归档单位(部门)移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。无档案移交的部门及二级学院请给予说明,部门负责人签字盖章,截止时间前交于档案馆。

四、归档相关要求

(一)各单位(部门)要高度重视归档工作,兼职档案管理员负责本单位归档材料的收集、整理与立卷移交工作,确保材料齐全。

(二)文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档。

(三)归档的纸质文件材料需提供原件,如有特殊情况确实不能移交原件的,所在单位(部门)必须予以书面说明。文件类材料,以件为单位归档。上级来文且需上报材料的,需附上上报的相关材料。报表、名册、图册、汇编等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交。

(四)声像档案(录音、录像带等)的外盒上应贴上标签,数码照片(含当年毕业学生合影)要求要有文字说明,内容包括事由、时间、地点、摄影者等。

(五)实物档案应标明实物名称、获得时间和颁(赠)单位

归档移交时间及地点2024420日前移交完成,联系电话:135188464516451),移交地点:行政中心七楼档案馆。

 

附件:归档细则.docx



学校办公室

              20243月7


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